7 điều cần lưu ý khi giao việc

Đăng ký xem Demo
BLOG
06/09/2018 00:00 101
Giao việc không chỉ đơn thuần là đưa ra “lệnh” mà quan trọng nhất là định hướng công việc và phát triển năng lực nhân viên. Giao việc cho nhân viên sao cho hiệu quả và hợp lý không phải là một việc dễ dàng đối với các nhà quản lý. 

Sau đây là 7 điều bạn cần lưu ý khi giao việc cho cấp dưới để giảm bớt gánh nặng, nâng cao hiệu quả công việc:

1. Tìm đúng người, giao đúng việc

Mỗi người đều có những thế mạnh và hạn chế riêng. Vì thế, nhà quản lý cần có cái nhìn bao quát, biết rõ nên giao việc gì, cho ai để công việc được hoàn thành một cách tốt nhất. Ví dụ: đối với những nhân viên có phong cách làm việc cẩn trọng, tỉ mỉ, bạn có thể bố trị họ vào những vị trí kiểm định. Nhân viên sáng tạo, năng động có thể sắp xếp vào nhóm giải pháp. Đây là những vị trí cần có để đảm bảo mọi công việc tránh được những sai sót không đáng có và đạt hiệu quả nhất định.

Phân việc đúng năng lực nhân viên sẽ giúp các nhà quản lý khai thác được điểm mạnh của từng người. Tuy nhiên, cũng không nên giao một công việc cho một người quá nhiều lần vì như thế có thể gây nên cảm giác nhàm chán, kém năng động. “Việc này nhất định phải là người này làm, người khác không thể được” không phải là điều thường xuyên xảy ra, cứ có công việc cụ thể, đúng với chuyên môn ai cũng có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình.
2. Phân chia công việc rõ ràng với deadline cụ thể

Nói một cách đơn giản đây là việc lập kế hoạch công việc theo thời gian, theo mức độ quan trọng, theo quy trình sản xuất. Người nhân viên nên biết rõ mình sẽ thực hiện phần việc nào trong công việc chung, tính chất, độ khó, thời gian cần hoàn tất cũng như độ ảnh hưởng của công việc chung. Từ đó, họ mới có thể đưa ra phương hướng đúng đắn để bắt đầu công việc.

Giao việc rõ ràng về thời hạn thực hiện và deadline hoàn thành là điều mà các quản lý thông minh nên làm nhằm tạo dựng cho cấp dưới của mình thói quen làm việc khoa học. Bên cạnh đó, khi trao đổi công việc cùng nhân viên, các nhà quản lý nên nhớ đừng kiệm lời, hãy dùng những câu hỏi có hướng gợi mở để biết rằng họ có hiểu đích thực hay không. Các câu hỏi kiểu này có thể là: “Anh/chị sẽ tập trung giải quyết từ đâu?”; “Anh/chị dự kiến quy trình thực hiện như thế nào”; “Anh/chị định dùng phương pháp gì? Có ai hỗ trợ không?”…

3. Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc

Đừng phó mặc nhân viên sau khi giao việc cho họ! Cấp trên không nhất thiết phải theo dõi từng bước thực hiện của nhân viên, nhưng cần chú ý đến tình hình công việc mà họ đang thực hiện để kịp thời đưa ra những ý kiến đóng góp, khích lệ động viên “được đấy, tiếp tục đi”. Chú ý tuyệt đối không hỏi nhân viên theo từng giờ hoặc nhiều lần trong 1 ngày. Khi hỏi về tiến độ công việc nhà quản lý cũng nên tế nhị, không nên dùng các câu hỏi mang ý nghĩa ra lệnh. Thay vì hỏi: “Anh/ chị đã làm xong việc chưa?” bạn hãy hỏi “Tiến độ công việc thế nào?” nhằm tránh gây áp lực hoặc cảm giác không được tin tưởng, ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên.
Giao việc thì luôn đi kèm với giám sát thực hiện, tuy nhiên không nên can thiệp quá sâu vào công việc cụ thể của mỗi cá nhân. Đối với nhân viên mới, khi bắt đầu giao việc, bạn có thể theo dõi sát sao, sau đó tạo điều kiện để họ phát huy năng lực làm việc độc lập. Không gian sáng tạo cho người nhân viên sẽ phát huy nhiều hơn khả năng vốn có của họ. Điều này tạo điều kiện cho sự thành công và xây dựng niềm tin trong đội nhóm.

4. Giao cả những việc đơn giản nhất, bên cạnh những việc lớn

Cho dù là một công việc thông thường, cách phân nhỏ và giao việc cho người dưới quyền vẫn là một phương pháp làm việc hiệu quả. Việc phân chia công việc đảm báo tính gắn bó kết nối trong tập thể. Việc này thực sự cần thiết với nhân viên mới, họ cần phải tuân theo thứ tự công việc từ nhỏ đến lớn, như vậy, ngoài kỹ năng còn rèn luyện về thái độ, tinh thần trách nhiệm và tạo sự tự tin của bản thân họ. Một nhiệm vụ quan trọng có thể được giao cho nhiều nhân viên phối hợp, giúp họ thể hiện năng lực, sự cố gắng và kỹ năng teamwork của mình đối trong công việc.

5. Định rõ hạn mức công việc được giao

Trong quá trình thực hiện công việc, đôi khi nhân viên thường tự ý vượt quá quyền hạn của mình. tự đưa ra những quyết định vượt quá thẩm quyền hay có tham vọng mở rộng hơn nữa phạm vi hoạt động.Vì vậy, trong quá trình giao việc, bạn cần định rõ hạn mức công việc để mọi người đều tập trung vào lĩnh vực được giao, tránh trường hợp can thiệp không cần thiết vào phần việc của người khác. Khi họ vượt quá giới hạn cần có sự chấn chỉnh kịp thời để đảm bảo mọi việc tiến hành thuận lợi.

6. Giúp nhân viên trưởng thành hơn
Giao việc nhìn từ nhiều góc độ chính là phương pháp rèn luyện cho nhân viên trưởng thành. Quan trọng là làm thế nào để nhân viên biết việc mình làm không phải để giúp ai mà cho chính mình: phát huy khả năng, khẳng định vị trí và đạt đến một mức đãi ngộ xứng đáng. Gây áp lực trong công việc khiến nhân viên rối trí và mất dần tự tin vào bản thân thì người đó sẽ không trở thành người trợ thủ đắc lực của bạn được. Vì thế, hãy cởi mở tận tình chỉ bảo và sẵn sàng trợ giúp khi cần thiết. Sự tiến bộ của nhân viên sẽ là thành công của bạn.

7. Tổng kết rút kinh nghiệm kịp thời

Mỗi khi quy trình giao việc kết thúc, nhà quản lý cần thực hiện đánh giá kết quả, lắng nghe những chia sẻ của nhân viên. Đồng thời, cân nhắc và tìm ra phương thức làm việc phù hợp với nguyện vọng của họ cũng như lợi ích của công ty. Người quản lý cũng có thể thông qua việc tổng kết lần này mà rút ra kinh nghiệm cho bản thân ở những lần sau. Khách quan, thẳng thắn và khen chê đúng mực sẽ làm tất cả đều có cơ hội tiến bộ nhiều hơn.

Một nhà quản lý giỏi là người biết đánh giá đúng năng lực và quản lý nhân viên theo nguyên tắc khoa học. Hy vọng với 7 điều cần lưu ý khi giao việc trên sẽ giúp bạn giao việc cho nhân viên hiệu quả hơn!

Robinet – phần mềm quản lý doanh nghiệp 4.0 - cho phép giao nhiệm vụ, tương tác giao tiếp trong nhiệm vụ, quản lý tiến độ nhiệm vụ theo biểu đồ gant và báo cáo kết quả công việc chi tiết, giúp quá trình tương tác làm việc giữa các cấp trở nên thông suốt và hiệu quả.                       

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và đăng ký trải nghiệm Robinet - sản phẩm của công nghệ và sự sáng tạo:
ROBINET
Phone: (+84) 922 235 668

Rất hy vọng giải pháp sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho Quý khách.
Trân trọng cám ơn và rất mong được hợp tác với Quý Khách hàng